Γραφείο Πρωτοκόλλου, Αρχείου και Διεκπεραίωσης

Αρμόδια Υπηρεσία

Τμήμα Διοικητικής Μέριμνας

Μεριμνά για τη λειτουργία του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Δήμου και διεκπεραιώνει τα σχετικά έγγραφα σε συνεργασία με τις γραμματείες των επιμέρους υπηρεσιών.
Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη προς τη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών και τα Τμήματά της (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, θέματα προσωπικού κ.λπ.).
Τηρεί τις διαδικασίες πρωτοκόλλησης των κάθε είδους εισερχομένων στο Δήμο εγγράφων και διανέμει τα έγγραφα στις επιμέρους υπηρεσίες του Δήμου.
Τηρεί τις διαδικασίες πρωτοκόλλησης των κάθε είδους εξερχόμενων από το Δήμο εγγράφων και διεκπεραιώνει – αποστέλλει τα έγγραφα αυτών στους αποδέκτες.
Μεριμνά για τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου του Δήμου.
Μεριμνά για τις υπηρεσιακές μετακινήσεις και μεταφορές του προσωπικού του Δήμου.
Μεριμνά για την φύλαξη, την ασφάλεια και την καθαριότητα των κτιριακών εγκαταστάσεων του Δήμου.
Μεριμνά για τη συντήρηση και την αποκατάσταση βλαβών των κτιριακών και των ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων του Δήμου, σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών.
Έχει την ευθύνη για τις καθημερινές υποχρεώσεις των κλητήρων.
Τηρεί ενεργά και ιστορικά αρχεία εγγράφων, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
Τηρεί το γενικό αρχείο του Δήμου.
Μέριμνα για την εκτέλεση των γενικών βοηθητικών λειτουργιών υποστήριξης για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Δήμου (τέλεξ, φαξ, φωτοαντίγραφα, εξωτερικές και εσωτερικές εργασίες διακίνησης εγγράφων, παραλαβή και επίδοση αλληλογραφίας, ανάρτηση ανακοινώσεων, κ.λπ.). Για το σκοπό αυτό αξιοποιούνται κλητήρες, στους οποίους κατανέμονται αρμοδιότητες για τα επιμέρους κτίρια εγκατάστασης των υπηρεσιών του Δήμου.
Τηρεί τα υπό του νόμου προβλεπόμενα βιβλία κατά λόγο αρμοδιότητας.
Προβαίνει στις απαιτούμενες διαδικασίες για τα ταχυδρομικά τέλη.
Διεκπεραιώνει όλη την αλληλογραφία διοικητικής φύσης του Δήμου.